I. Загальні положення

1.1. Відповідно до Закону України "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття" ( 1533-14 ) на власників підприємств, установ, організацій або уповноважені ними органи незалежно від форми власності, виду діяльності та господарювання, а також фізичних осіб, які використовують працю найманих працівників (далі - роботодавці), покладено обов'язок подавати виконавчій дирекції Фонду загальнообов'язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття відомості про прийняття на роботу працівників.

1.2. Роботодавці, які здійснюють прийом працівників на роботу (у тому числі іноземців та осіб без громадянства), подають форму звітності N 5-ПН "Звіт про прийнятих працівників" (далі - форма) до центру зайнятості тієї самої адміністративно-територіальної одиниці, на території якої вони зареєстровані як платники єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування.
Відокремлені підрозділи (філії, представництва, відділення тощо), які є платниками єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування та мають право самостійно здійснювати прийом працівників та розрахунки з ними, подають форму до центру зайнятості за місцем своєї реєстрації як платника єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування.
В інших випадках форму за структурні підрозділи (відокремлені підрозділи) складає роботодавець і подає до центру зайнятості за місцем своєї реєстрації як платника єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування. При цьому у графі 8 форми зазначаються найменування структурного підрозділу (відокремленого підрозділу) та його місцезнаходження, якщо воно не збігається з місцезнаходженням роботодавця.

1.3. Форма складається та подається не пізніше 10 календарних днів з дня прийому працівника на роботу (першого робочого дня працівників). Якщо останній день строку припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, днем закінчення строку подачі звіту є перший за ним робочий день.
У разі відсутності факту прийняття на роботу працівників форма не подається.

1.4. До форми включаються працівники, які перебувають з роботодавцем у трудових відносинах, незалежно від того, чи перебуває працівник у штаті роботодавця або є позаштатним працівником (працює на умовах строкового трудового договору чи за сумісництвом).
До форми не включаються дані стосовно працівників, прийнятих роботодавцем на оплачувані громадські роботи та на робочі місця з наданням дотації на підставі договорів, укладених між центром зайнятості та роботодавцем.

II. Порядок заповнення форми

2.1. У графі 1 зазначаються українською мовою відповідно до паспортних даних (для іноземців та осіб без громадянства - згідно з їхнім паспортним документом) прізвища, імена та по батькові всіх громадян, прийнятих на роботу (без скорочення).

2.2. У графі 2 вказується реєстраційний номер облікової картки платника податків прийнятого працівника (до 01.01.2011 - ідентифікаційний номер) або серія та номер паспорта для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відмітку у паспорті.

2.3. У графі 3 зазначається зареєстроване місце проживання прийнятого на роботу працівника (Автономна Республіка Крим, м. Київ, м. Севастополь, область, район, населений пункт, район у місті). Для іноземців та осіб без громадянства допускається зазначення місця перебування.

2.4. У графі 4 наводиться найменування професії (посади), на яку прийнято працівника, відповідно до Національного класифікатора України ДК 003:2010 "Класифікатор професій" ( va327609-10, vb327609-10 ), затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28.07.2010 N 327 ( v0327609-10 ) (далі - КП).

2.5. У графі 5 наводиться код професії (посади) відповідно до КП ( va327609-10, vb327609-10 ).

2.6. У графі 6 вказуються номер та дата наказу про прийняття на роботу працівника (для фізичних осіб - дата трудового договору, а також номер і дата його реєстрації у центрі зайнятості згідно з книгою реєстрації трудових договорів - за наявності).

2.7. У графі 7 вказується дата, з якої працівник фактично приступив до роботи (перший робочий день).

2.8. У графі 8 вказуються найменування та місцезнаходження структурного підрозділу (відокремленого підрозділу), до якого було прийнято працівника. Заповнюється у випадку, якщо форму за структурний підрозділ (відокремлений підрозділ) складає роботодавець, якому він підпорядкований.

2.9. Заповнення граф є обов'язковим. Якщо місцезнаходження структурного підрозділу (відокремленого підрозділу) збігається з місцезнаходженням роботодавця, для графи 8 допускається позначка "-".

2.10. У графі 9 проставляється відмітка "V", якщо працівника прийнято на новостворене робоче місце. Новостворене робоче місце - це робоче місце, яке утворено внаслідок реєстрації підприємства, установи, організації або після здійснення відповідних технологічних, організаційних та інвестиційних заходів, спрямованих на впровадження або розширення нових видів виробництва (робіт, послуг) та зміну умов праці. Графа не заповнюється фізичними особами, які використовують найману працю.

2.11. Форма підписується керівником (власником) підприємства (установи, організації, відокремленого підрозділу) або фізичною особою, яка використовує працю найманих працівників. Зазначаються прізвище, ініціали і номер телефону виконавця, дата складання звіту, яка має збігатися з датою на формі, та ставиться печатка (для фізичних осіб - за наявності).