До уваги усіх користувачів програми "АС-Фінплан"!
З метою приведення економічної класифікації видатків бюджету у відповідність з міжнародними стандартами та у відповідності з наказом Міністерства фінансів України від 04.08.08 р. N 1024 "Про внесення змін та доповнень до бюджетної класифікації", а також наказом Державного казначейства України від 25.11.08 р. N 495 "Про затвердження Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету та Інструкції щодо застосування класифікації кредитування бюджету", з 01.01.2010 відбулися наступні зміни в економічній класифікації видатків бюджету:
1) змінено назви КЕКВ
- 1130 "Придбання товарів і послуг" (таким чином, видатки розділено на товари та послуги, а саме 1131 - товари, 1134 - послуги);
- 1131 "Предмети, матеріали, обладнання та інвентар, у тому числі м'який інвентар та обмундирування" (за цим кодом будуть здійснюватись видатки, які обліковувались за кодом 1134);
2) виключено КЕКВ
- 1134 (видатки, що здійснювались за цим кодом будуть проводитись за новим КЕКВ 1131);
- 1135, 1136, 1137, 1138, 1139 (видатки, які обліковувались за цими кодами, будуть здійснюватись за новим КЕКВ 1134 "Оплата послуг (крім комунальних)");
- 1139 (видатки, які обліковувались за цим кодом, будуть здійснюватись за новим КЕКВ 1134 та в частині відшкодування, сплати податків та зборів, сплати штрафів та інших видатків за новим КЕКВ 1135 "Інші видатки");
- 2122, 2132, 2142 у зв'язку з тим, що поняття "адміністративні об'єкти" законодавчо не визначено.

Таким чином, існуючі бази даних програми "АС-Фінплан" не зможуть технічно забезпечити одночасну роботу з кошторисами і іншими даними на основі різних довідників КЕКВ. Отже, єдиним оптимальним рішенням є збереження поточних баз даних у їх теперішньому стані і створення, натомість, нових баз даних для роботи з новим довідником КЕКВ.
Функція роботи з будь-якою кількістю окремих баз даних завжди існувала в усіх програмних продуктах виробництва АгроСофт, але, з метою спрощення процедури переходу користувачів "АС-Фінплан" на використання нового довідника КЕКВ, цю функцію було розвинено і оптимізовано.
Починаючи з версії "АС-Фінплан" 1.6.2010, користувачі вже можуть користуватися цим оновленим інструментом.

Загальний порядок дій користувачів "АС-Фінплан"
для переходу на використання нового довідника КЕКВ
(на прикладі версії 1.6.2011)
Зображення можна переглядати і гортати в нормальному
розмірі, клацнувши по ньому мишею

1) Перевірити версію своєї поточної програми. Рекомендується оновитися до найсвіжішої, але, в будь-якому випадку, використовувати, бажано, версію не нижче 1.6.2010.

2) Під час запуску оновленої версії програми, яку також можна ідентифікувати по "новорічній" заставці потрібно зупинитися на етапі входу.

3) У формі входу натиснути кнопку "Зміна бази даних"

4) У відкритій формі буде видно усі існуючі бази даних. Їх чіпати не потрібно. А потрібно натиснути кнопку "Додати нову"

5) У наступній відкритій формі потрібно послідовно виконати наступні дії:
а) написати назву нової бази даних
б) для автоматичного визначення (рекомендується) каталогу, де буде міститися нова база даних потрібно натиснути на кнопку із зображенням жовтої теки з правого боку пустої стрічки шляху до бази даних Це дозволяє програмі автоматично створити у своєму робочому каталозі ще один новий із заданою алгоритмом назвою.
в) поставити відмітку "перенести налаштування з поточної бази" Це дозволить програмі скопіювати усі налаштування для доступу до серверу обміну даними між розпорядником та установами своєї мережі, а також основні значеня довідника "Налаштування" і в повному обсязі "Довідник установ".
г) натиснути кнопку "Зберегти"

6) Знову відкриється форма з переліком існуючих баз даних, але цього разу там уже буде присутній ще один запис

7) Потрібно виділити стрічку з назвою щойноствореної бази даних і натиснути кнопку "Зробити поточною". Результатом буде переміщення зеленої відмітки з старої бази даних на нову Після цього залишається лише натиснути кнопку "Вихід".

8) Врешті, програма спробує завантажити вибрану базу даних. Оскільки її фактично ще немає, буде виведено відповідний запит про створення, на який потрібно відповісти "Так"

9) Наостанок, користувач знову має отримати форму входу до програми, але вже з назвою нової бази даних

10) Далі робота з програмою відбувається у звичайному режимі.
Хоча, звісно, після входу, користувач отримує майже пусту базу даних.
Тому, розпоряднику, в першу чергу, потрібно набрати новий довідник КЕКВ і експортувати його на сервер обміну даними, щоб установи отримали змогу створювати кошториси спеціального фонду з новими КЕКВ.
А установам, відповідно, в першу чергу, потрібно виконати імпорт даних. Адже таким чином вони можуть атоматично отримати готовий (набраний розпорядником) новий довідник КЕКВ і легко почати працювати з кошторисами спеціального фонду, навіть не чекаючи даних по загальному фонду.

Рекомендації після виконання вказаних дій:
Коли при спробі обміну даними програма повідомляє про неможливість виконання операції, перевірте чи наявна інформація для доступу до серверу обміну. Якщо відповідні поля форми обміну мають пусті поля адреси, паролю та імені, це означає, що пропущено крок 5в. Виправити це автоматично вже неможливо, тому доведеться повторити все спочатку, а помилкову базу даних видалити.
Коли після обміну даними виявиться, що установа отримала старий довідник КЕКВ, це означає, що розпорядник для цієї установи востаннє викладав дані за 2009 рік. В такому випадку можна самостійно внести зміни до КЕКВ і почати працювати, оскільки повторно цей довідник вже автоматично не перепишеться. Тому, знову ж, краще повторити створення нової бази даних спочатку, а помилкову потім видалити.
В будь-якому випадку, користувач має брати до уваги, що, при потребі, створювати нові бази можна скільки завгодно по однаковому алгоритму дій. При цьому, бажано, непотрібні бази даних згодом видаляти.
Взагалі, не важливо чи розпорядник, чи установа не отримують після обміну бажаного результату. Головне, після цього провести взаємну звірку доступності потрібних даних. Адже, в процесі бурхливої роботи, причиною проблем, як правило, є "людський фактор", коли помилково експортуються не ті дані, які очікують з іншого боку. Лише 20-25% проблем можна списати на технічні проблеми мереж (локальної чи глобальної) та ПК користувача.
Найрозповсюдженішими ж помилками є вибір не того року при операції обміну та некоректна впевненість користувача у власній правоті, хоча насправді він або помилився при виконанні операції, або елементарно забув її виконати.