Батьківська плата
Групи
Для ведення батьківської плати (студентів, учнів, дошкільнят і т.д.) використовується довідник груп. Він знаходиться в пункті меню “Головне меню/ Довідники/ Батьківська плата/ Група студентів, клас учнів, підг.група садочку, тощо“.
Окрім поля “Назва групи“, додано нові поля:
- “Підрозділ” – Структурний підрозділ підприємства (організації, установи) до якого відноситься дана група;
- “Керівник групи” – Керівник групи (викладач, учитель чи вихователь), вибирається із довідника матеріально-відповідальних осіб.
Довідник груп окремий (власний) для кожножної із установ департаменту.
Довідник контрагентів
Студенти, учні та дошкільнята, яким буде нараховуватись батьківська плата, в обов’язковому порядку, мають бути заведені в довідник контрагентів.
Обов’язковими для заповнення є наступні поля:
- “Код ЄДРПОУ” – Занести індивідуальний податковий номер фізичної особи;
- “Повна назва” – Прізвище, ім’я та по батькові студента, учня або дитини;
- “Клієнт” – встановити відмітку, так як контрагенту надаються певні послуги, то він являється клієнтом установи;
- “Вказати групу” – встановити відмітку, так як відомість нарахування батьківської плати являється груповим документом, спільним для декількох контрагентів (такого контрагента можна використовувати тільки в групових документах);
- “Група контрагента” – вказати основну групу, в якій навчається дитина (група студентів чи клас учнів);
У зв’язку з тим, що довідник контрагентів спільний для всіх установ департаменту, дитина має бути заведена в довідник один раз із вказанням основної групи навчання однієї із установ депертаменту; при цьому, дитина автоматично додається в довідник “Склад групи” такої установи. При цьому, незважаючи на те, що довідник груп контрагентів окремий для кожної із установ департаменту, і в довіднику контрагентів групу буде бачити тільки одна установа, нарахувати батьківську плату такій дитині можна буде в будь-якій іншій установі департаменту.
Склад групи контрагентів для батьківської плати
.Довідник “Склад групи контрагентів для батьківської плати” являє собою перелік студентів, учнів, дошкільнят, що входять до певної групи або відвідують її.
Довідник знаходиться в пункті меню “Головне меню/ Довідники/ Батьківська плата/ Склад групи (студенти, учні чи дошкільнята)” та містить наступні поля:
- “Група” – Група контрагентів (студентів, учнів, дошкільнят і т.д.), яку відвідує дитина;
- “Контрагент” – Студент, учень, дитина і т.д.; запис довідника контрагентів із відміткою “Вказати групу“;
- “Пільга” – Пільга контрагента (студента, учня, дитини) на оплату відвідування чи навчання в даній групі.
Заповнення даного довідника є обов’язковою умовою для нарахування батьківської плати.
Довідник “Склад групи” окремий (власний) для кожножної із установ департаменту.
Розклад роботи групи для батьківської плати (плановий
календар або графік роботи)
Додано новий довідник “Розклад роботи групи для батьківської плати (плановий календар або графік роботи)“. Він знаходиться в пункті меню “Головне меню/ Довідники/ Батьківська плата/ Розклад
роботи групи (календарний графік)” та містить наступні поля:
- “Рік“, “Місяць” – Календарний місяць для якого складено даний графік роботи;
- “Відмічати робочі дні” – Тип відмітки: ” ” – відмічати вихідні або неробочі дні, “v” – відмічати робочі дні; додано для зручності: можна відмічати ті дні, яких в календарі менше…
- “Дні календаря” – в полі календаря необхідно вибрати робочі або вихідні дні (в залежності від того, що вказано в полі “Відмічати“).
Даний довідник можна не заповнювати. В такому випадку нарахування батьківської плати можна буде проводити кратно повному місяцю, половині місяця, декаді або тижню, незалежно від кількості днів відвідування. Або ввести вручну кількість днів відвідування для нарахування оплати кратно дням відвідування.
Якщо необхідно нараховувати батьківську плату відповідно до табелю відвідування, то “Розклад роботи” має бути заповнений до здійснення такого нарахування. Довідник “Розклад роботи” окремий (власний) для кожножної із установ департаменту.
Довідник пільг для батьківської плати
Додано новий довідник “Довідник пільг для батьківської плати“, що знаходиться в пункті меню “Головне меню/ Довідники/ Батьківська плата/ Пільги на оплату” та містить наступні поля:
- “Назва пільгової категорії“;
- “Скорочення пільгової категорії” – Скорочена назва пільгової категорії, є обов’язковою до заповнення, так як саме вона відображається в меморіальному ордері №15;
- “Обсяг /сума пільги” – Обсяг або сума пільги: в залежності від одиниці виміру, в даному полі вказується обсяг пільги у відсотках або сума пільги в гривнях;
- “Од. вим.” – Одиниця виміру пільги: “%“-відсотки, “грн“-гривні; значення по замовчуванню ‘%’.
Даний довідник має період дії пільги, що обмежується значеннями полів: - “Початок періоду” та “Кінець періоду“, які при вставці/редагуванні не повинні перекриватися для одного і того ж “Номеру запису“.
При необхідності зміни “Обсягу /суми” вже заведеної пільги, починаючи з певної дати, необхідно спочатку:
- відредагувати “Кінець періоду” вже заведеної пільги на дату, що передує на один день даті зміни, а потім виконати наступні дії:
- виділити вже заведену пільгу, та натиснути комбінацію клавіш “Ctrl+F2“;
- в полі “Початок періоду” ввести дату зміни, а в полі “Кінець періоду” – “31.12.9999“;
- в полях “Обсяг /сума пільги” та “Од. вим.” вказати нове значення пільги та необхідну одиницю виміру;
- зберегти запис.
Період дії пільги визначається наступним чином:
- якщо нарахування батьківської плати проводиться в тому ж самому календарному місяці, в якому надавалися послуги, то пільга визначається станом на дату нарахування батьківської плати;
- якщо нарахування батьківської плати та надання послуг проводяться в різних календарних місяцях, то пільга визначається станом на перше число місяця надання послуг.
Довідник “Пільги на оплату” спільний для всіх установ департаменту.
Документ для розрахунків з клієнтами за відомісттю
Змінено документ для розрахунків з клієнтами за відомісттю, що знаходиться в пункті меню “Головне меню/ Первинні документи/ Розрахунки (тільки послуги)/ Розрахунки за відомісттю (батьківська плата)“.
На першій закладці відомості є поле “Група контрагентів“, що визначає вміст відомості:
а) якщо вказана певна група контрагентів, то:
- в позиції відомості можна додавати тільки контрагентів, що входять до даної групи;
- можна, вибравши даний документ в загальному переліку та скориставшись комбінацією клавіш “Ctrl+G“, додати в позиції відомості всіх контрагентів, що входять до складу даної групи;
- можливо використовувати “Розклад роботи групи” (плановий календар або графік роботи) та нараховувати вартість наданої послуги відповідно табелю відвідування;
б) якщо група контрагентів не заповнена, то:
- в позиції відомості можна додати вручну контрагента із будь- якої групи, що належить даній організації;
- неможливо використовувати “Розклад роботи групи” (плановий календар або графік роботи);
Окрім існуючих, додано нові поля:
- “Рік“, “Місяць” – Календарний місяць, протягом якого надавалися послуги. При заведенні нової відомості, пустих або невірних значеннях полів “Рік” та “Місяць” їх значення заповнюється автоматично: якщо дата документа припадає на першу половину місяця, то попередній місяць, інакше – поточний місяць.
- “Періодичність надання послуги” – Періодичність надання послуги: “день“, “тиждень“, “декада“, “половина місяця“, “місяць“.
- “Вартість послуги” – Вартість одного, вказаного в полі “Періодичність надання послуги“, періоду надання послуги. Використовується для автоматичного розрахунку вартості наданих послуг; якщо “Вартість послуги” не вказана (рівна нулю), то в позиціях документу в полі “Сума операції” вводиться готова сума.
- “Вартість кратна дням” – Заокруглювати вартість: ” “-кратно періоду надання послуги (один день відвідування зараховується як весь період), “v“-кратно календарним дням (в співвідношені днів відвідування до робочих днів); характеристика “Вартість кратна дням” доступна тільки у випадку, якщо заведений “Розклад роботи групи“.
- “Відмічати присутність” – Тип відмітки: ” ” – відмічати відсутність клієнта або не надання послуги, “v” – відмічати присутність клієнта або факт надання послуги; додано для зручності: можна відмічати ті дні, яких в табелі відвідування менше…
На другій закладці відомості розміщено табель відвідування, що може мати наступні варіанти зовнішнього вигляду:
а) якщо заведений “Розклад роботи групи“, то табель відвідування має вигляд календаря в якому активні тільки робочі дні, відповідно графіку роботи групи;
б) якщо “Розклад роботи групи” відсутній, то табель, в залежності від значення поля “Періодичність надання послуги“, може містити наступні поля:
- “Повний місяць” – Відмітка відсутній /присутній для періодичності “місяць“;
- “1-а половина місяця“, “2-а половина місяця” – Відмітка відсутній /присутній для періодичності “половина місяця“;
- “1-а декада місяця“, “2-а декада місяця“, “3-а декада місяця” – Відмітка відсутній /присутній для періодичності “декада“;
- “1-й тиждень“, “2-й тиждень“, “3-й тиждень“, “4-й тиждень“, “5-й тиждень“, “6-й тиждень” – Відмітка відсутній /присутній для періодичності “тиждень“;
У будь-якому випадку табель відвідування містить поля:
- “Кількість” – Кількість періодів (якщо “Вартість кратна дням“, то днів), за які нараховується плата;
- “Сума операції” – нарахована сума батьківської плати за вказані періоди відвідування, з урахуванням пільги;
Якщо вказана “Вартість послуги” на першій закладці відомості та заведений “Розклад роботи групи“, то значення поля “Кількість” розраховується автоматично відповідно до встановлених відміток відсутній /присутній в табелі відвідування.
Якщо вказана “Вартість послуги” на першій закладці відомості, то значення поля “Сума операції” розраховується автоматично відповідно до кількості періодів вказаному в полі “Кількість“.
УВАГА! Табель відвідування доступний в режимі редагування безпосередньо самої таблиці, але після внесення змін потрібно обов’язково натиснути кнопку збереження (піктограмка дискети), інакше всі внесені зміни будуть втрачені; активація режиму фільтрації (пошуку) або зміни порядку сортування також призводять до втрати всіх внесених і не збережених змін, так як ці режими перевибирають дані із сервера заново.
Друковані форми
- “Табель відвідування (календар)” – виводить на друк “Табель обліку відвідування дітей” у вигляді календаря із вказанням днів відвідування; виводить інформацію тільки якщо заведений “Розклад роботи групи“;
- “Табель відвідування (по періодах)” – виводить на друк згрупований по періодах нарахування “Табель обліку відвідування дітей“; виводить інформацію тільки якщо “Розклад роботи групи” відсутній;
- “Квитанції на оплату” – виводить на друк перелік квитанцій на оплату по банку, з вкзанням реквізитів організації та призначення платежу.
Змінено друковану форму меморіального ордера №15, що знаходиться в пункті меню “Головне меню /Звіти /Регістри бухгалтерського обліку /Меморіальні ордери (Excel) /Меморіальний ордер №15“:
- додано нові фільтри формування: “Підрозділ“, “Керівник групи“, “Дитина“;
- додано нові колонки в звіт: “Підрозділ“, “Керівник групи“, “Пільга“;
- додано параметр “Тип звіту“:
- “0-детальний” – друкуються всі колонки, дані не групуються;
- “1-по групі” – колонки “Контрагент” та “Пільга” не друкуються, а дані групуються в підсумки по значенню трьох полів “Підрозділ“, “Керівник групи” та “Назва групи“; звіт містить тільки підсумкові дані в розрізі груп;
- “2-по дитині” – колонки “Підрозділ“, “Керівник групи“, “Назва групи” та “Пільга” не друкуються, а дані групуються в підсумки по значенню поля “Контрагент“; звіт містить тільки підсумкові дані в розрізі контрагентів (студентів, учнів чи дітей).
- “3-по підрозділу” – колонки “Керівник групи“, “Назва групи“, “Контрагент” та “Пільга” не друкуються, а дані групуються в підсумки по значенню поля “Підрозділ“; звіт містить тільки підсумкові дані в розрізі підрозділів.
Експорт договорів та додатків в систему Edata
Під час війни, розробники системи Spending (ЄДИНИЙ ВЕБ-ПОРТАЛ ВИКОРИСТАННЯ ПУБЛІЧНИХ КОШТІВ) заблокували ту частину публічного API, яка давала можливість експорту документів в систему , тому вигрузка на данний момент не працює.
Для виконання експорту потрібно відкрити список договорів, вибрати потрібний договір або додаток та натиснути Ctrl+E, або вибрати в контекстному меню, що відкривається за допомогою правої кнопки мишки, пункт “Додаткові функції”. Після цього в списку функцій потрібно вибрати “Завантаження договорів в Едата”.
Якщо Ви вперше виконуєте цю операцію або не маєте діючого файлового токену, то у відповідь на питання “Відкрити інструкцію для створення токену” виберіть “Так” і для Вас відкриється інструкція для генерації токену, яку створили розробники системи “Edata”. За допомогою цієї інструкції створіть файловий токен, який вподальшому Ви будете використовувати при експорті інформації з програми “АС-Комплекс” до системи “Edata”.
Наступним кроком потрібно вказати програмі “АС-Комплекс” в якому файлі знаходиться згенерований токен. Після цього почнеться процес експорту інформації до системи “Edata”. Всі відповіді системи будуть відображені у інформаційному вікні. Якщо були якісь помилки або зауваження до змісту даних, то їх потрібно виправити і повторити процедуру.
УВАГА!!! Нажаль система “Edata” має певні особливості використання. Розробниками системи закладене правило по якому акти мають бути експортовані лише з тієї програми, з якої були експортовані договора або додатки. Отже якщо договора або додатки заведені вручну, то акти по цих додатках з програми “АС-Комплекс” будуть відхилятися системою “Edata”.
Інвентарна картка обліку об`єкта основних засобів
Для ведення інвентарних карток обліку об`єктів основних засобів потрібно зайти в довідник основних засобів.
Після цього потрібно помістити курсор на потрібний ОЗ та відкрити перелік інвентарних карток відповідного основного засобу натиснувши кнопку, як показано на малюнку нижче:
В цьому вікні Ви зможете додавати інвентарні картки поточного інвентарного засобу, або змінювати існуючі.
Зверніть увагу! У одного основного засобу може бути заведено декілька інвентарних карток, але терміни початку та закінчення цих карток не мають перетинатися між собою.
Для того щоб роздрукувати інвентарну картку потрібно натиснути Ctrl+P, або за допомогою правої кнопки мишки визвати вікно “Додаткові функції“, в якому вибрати функцію “Інвентарна картка“.
Налаштування джерел фінансування
УВАГА!!!
ДЖЕРЕЛА ФІНАНСУВАННЯ ВИДАЛЯТИ ЗАБОРОНЕНО!
- Фонди: (Довідники; Класифікації бюджетних установ; Фонди фінансування)
- При первинному налаштуванні програми потрібно видалити всі лишні фонди, а саме ті у яких номер запису > 0. Саме ФОНДИ, а не джерела фінансування. Це робиться один раз на початку впровадження!
- Джерела фінансування: (Довідники; Класифікації бюджетних установ; Джерела фінансування)
- Якщо джерело фінансування розділяється на декілька, то старий запис перейменовується на найбільш використовуване джерело фінансування (щоб потім менше робити перекидок).
- При редагуванні джерела фінансування ПОТРІБНО ЗАПОВНИТИ ВСІ ПОЛЯ, інакше буде повідомлення про помилку! Для джерел фінансування спеціального фонду проставити ознаки доходу.
- Проставити всім джерелам фінансування код КПКВК (код програмної класифікації). При цьому поля «Тип бюджету» та КПК повинні відповідати одне одному (мають мати однаковий «Вид бюджету»). Як правило «Державний» не використовується взагалі (децентралізація…).
- Проставити «Тип коштів» (№ форми звітності) та «Вид коштів» (Кошти чи Натуральна форма) всім джерелам фінансування.
При цьому потрібно виконувати наступні правила:
| Фонд | Тип коштів | Тип постачання |
| «-1» Загальний фонд. | Форма 2 | «Звичайне». |
| «-2» Спеціальний фонд | Форма 4-1 або 4-2 вказати кошти чи натура та ознаку доходу. | «Звичайне». |
| Всі інші фонди | Форма 4-3 | «Звичайне». |
| Централізоване (Внутрішньовідомче) постачання | ||
| «-4» Цільові фонди | залишити пустим (Ctrl+пробіл). | «Централізовано, внутрішньовідомчим закладам» |
| Лікарняні листи або ЧАЕС (соцстрах) | ||
| «-4» Цільові фонди | залишити пустим (Ctrl+пробіл). | «Звичайне». |
В цій таблиці ми підготували можливий варіант налаштування довідника джерел фінансування для освітньої установи. Це лише зразок, на основі якого Ви можете налаштувати власний перелік джерел фінансування з власними варіантами нумерації (зовнішній код) та власними назвами для джерел фінансування:
| Зовн. код | Джерело фінансування | Тип бюджету | Фонд | Тип фонду | КПКВК | Форма звітності | Вид коштів | Ознака доходу | Безоп. отрим. | Капі тал |
| 1 | 01 Місцевий бюджет | Районний | Загальний | Заг. | 0000000 | Форма 2 | Кошти | |||
| 2 | 02 Субвенція освітня | Районний | Субвенція ЗФ | Заг. | 0000000 | Форма 2 | Кошти | |||
| 3 | 03 Субвенція місц. ЗФ | Районний | Субвенція ЗФ | Заг. | 0000000 | Форма 2 | Кошти | |||
| 4 | 04 Субвенція місц. СФ | Районний | Субвенція СФ | Спец. | 0000000 | Форма 4.3 | Кошти | ******** | ||
| 5 | 05 Субвенція ДБ НУШ | Районний | Загальний | Заг. | 0000000 | Форма 2 | Кошти | |||
| 6 | 06 Дотація місцевого бюджету | Районний | Загальний | Заг. | 0000000 | Форма 2 | Кошти | |||
| 7 | 07 Плата за послуги | Районний | Спеціальний | Спец. | 0000000 | Форма 4.1 | Кошти | 25010100 | ||
| 8 | 08 Додаткова діяльність | Районний | Спеціальний | Спец. | 0000000 | Форма 4.1 | Кошти | 25010200 | ||
| 9 | 09 Оренда | Районний | Спеціальний | Спец. | 0000000 | Форма 4.1 | Кошти | 25010300 | ||
| 10 | 10 Реалізація майна (кошти) | Районний | Спеціальний | Спец. | 0000000 | Форма 4.1 | Кошти | 25010400 | ||
| 11 | 11 Реалізація майна (натур) | Районний | Спеціальний | Спец. | 0000000 | Форма 4.1 | Натур. форма | 25010400 | ||
| 12 | 12 Благодійні внески (кошти) | Районний | Спеціальний | Спец. | 0000000 | Форма 4.2 | Кошти | 25020100 | ||
| 13 | 13 Благодійні внески (натур) | Районний | Спеціальний | Спец. | 0000000 | Форма 4.2 | Натур. форма | 25020100 | 1 | |
| 14 | 14 Бюджети розвитку | Районний | Бюджет розвитку | Спец. | 0000000 | Форма 4.3 | Кошти | ******** | ||
| 30 | 30 Лікарняні, ЧАЕС | Районний | Цільові фонди | Спец. | 0000000 | Кошти |
Звертаємо Вашу увагу на те що саме значення колонки “Зовнішній код” буде використовуватись у якості аналітичного коду бухгалтерського рахунку при формуванні проводок.
Налаштування КПКВК
Ви мабуть помітили, що налаштування коду КПКВК доступне в декількох різних довідниках, а саме в довіднику контрагентів (при налаштуванні власних реквізитів), в довіднику джерел фінансування та довіднику підрозділів. Також, в зв`язку із виходом нової редакції наказу Міністерства фінансів України від 17 грудня 2020 року N 781, якою були внесені зміни до структури довідника, нам довелось додати ще один механізм для налаштування КПКВК. Це довідник який має назву “Довідник КПК для джерел фінансування”. Отже ці зміни стосуються лише деяких закладів освіти, а саме тих які мають фінансування за кодами КПК від 1021 по 1065. Здебільшого це департаменти та управління освіти міських, районних рад та ОТГ.
Нижче описана послідовність за якою програма визначає який саме код КПКВК застосувати до певної операції.
- Найвищій пріоритет має код КПКВК вказаний в довіднику джерел фінансування. Якщо в довіднику вказаний код що відрізняється від 0000000, то для операції буде застосований саме він, в іншому випадку переходимо до п.2.
- Наступним за пріоритетом йде код КПКВК, що вказаний в довіднику КПК для джерел фінансування, який відкривається з довідника джерел фінансування (див. малюнок). Для закладів освіти (управліннь, департаментів), які фінансуються за кодами КПК 1021-1065 потрібно створити відповідні підрозділи. Наприклад для кодів 1021, 1031, 1041, 1051, 1061 це може бути підрозділ з назвою “Заклади загальної середньої освіти”, для кодів 1022, 1032, 1042, 1052, 1062 – “Спец. заклади освіти” і т.д. Після цього потрібно заповнити “Довідник КПК для джерел фінансування” В результаті, в цьому довіднику, наприклад, для джерела фінансування “Місцевий бюджет” у Вас повинно існувати декілька записів з кодами 1021-1026 та відповідними підрозділами, для джерела фінансування “Освітня субвенція” у Вас повинно існувати декілька записів з кодами 1031-1035 і т.д. При цьому код КПКВК, який заведений в самому підрозділі ігнорується.
- Наступний пріоритет має код КПКВК, що вказаний в довіднику підрозділів. Якщо код КПКВК в довіднику підрозділів не порожній, та в довіднику КПК для джерел фінансування немає запису з джерелом фінансування та підрозділом що відповідають тим що заведені в операції, то для операції буде використаний саме код, що записаний в довіднику підрозділів. Якщо поле код КПКВК в довіднику підрозділів не заповнене то переходимо до наступного пункту.
- Для установ які використовують спільний сервер з іншими установами і отримують фінансування не лише по профільному КПКВК, який вказаний в довіднику контрагентів, також варто створити окремий запис в довіднику КПК для джерел фінансування, в якому потрібно вказати потрібний код КПКВК, але при цьому поле підрозділ потрібно залишити порожнім. Якщо відповідного запису не існує, тоді дивимось п.5.
- Найнижчий пріоритет має код КПКВК, що вказаний в довіднику контрагентів, для Вашої установи. Якщо жоден з вищенаведених пунктів не підійшов, то для операції буде застосований саме він.
При передачі медикаментів на іншу філію, вони списались на фактичні видатки, а нам потрібно через фінансовий результат, проводка 5512-1512?
Потрібно використати типову операцію – “Між власними відокремленими структурними підрозділами”
Чи можна якось в програмі АС комплекс скоригувати самостійно назви запасів?
Якщо в довіднику найменувань запасів, медикаментів, основних засобів, тощо з`явилися “двійники”, то видаляти їх не можна!
Насправді можна, тобто програма дозволяє, але тоді будуть проблеми при перерахунку документів, в яких є такі позиції, тому настійливо рекомендуємо НЕ видаляти “двійників”.
Якщо у Вас трапилась подібна ситуація, то радимо Вам поступити наступним чином:
- Одну назву виправити правильно, так як Вам потрібно, інші якимось чином помітити, щоб не використовувати, для цього в назві (бажано на початку) потрібно додати якусь позначку, наприклад “***”.
- За допомогою операції “Надлишки та нестачі” списати всі залишки з неправильними назвами (тип пересортиці – “Нестача“), та оприбуткувати ту саму кількість вже з правильною назвою (тип пересортиці – “Надлишок“).
- Помічені назви більше не використовувати. Для цього можна поставити постійний фільтр.
- При заведенні нового найменування в довідник за допомогою пошуку (F7) перевіряйте чи існує вже потрібна назва
Чому платіжні доручення не імпортуються?
Якщо платіжні доручення не імпортуються, по потрібно читати повідомлення про помилку. Зазвичай помилки стосуються двох стандартних ситуацій:
- Дата платіжного доручення не відповідає поточному місяцю програми. Це зроблено з метою захисту щоб не імпортувати зайвого.
- Не вказано джерело фінансування в налаштуваннях розрахункового рахунку банку.
Як ввести зарплату?
- Для розуміння цього питання потрібно відкрити довідник нарахувань та утримань “Довідники /Класифікатори /Нарахування та утримання зарплати”. Знайдіть в ньому потрібне нарахування чи утримання або аналогічне до нього по кореспонденції рахунків та відкрийте для редагування або перегляду.
- В цьому довіднику для кожного нарахування та утримання, за допомогою відмітки у вілповідному полі, вказана ділянка обліку в якій розноситься інформація по даному нарахуванню чи утриманню (див. малюнок).
- Для “Розрахунків із контрагентами” – нарахування зарплати розносяться у видатках, а утримання – в надходженнях.
Як вести операції обліку з підзвітними особами?
Подібні операції ведуться аналогічно обліку запасів, необоротних активів та послуг, в тих же документах, але замість типових операцій “Розрахунки з контрагентами” вибираються аналогічні “Розрахунки з підзвітними особами“, “Розрахунки за відрядженнями“, тощо…
Як відобразити компенсацію за проїзд?
Тут можна виокремити два найпоширеніших випадки:
- Підзвітній особі видають кошти з банку на покупку місячного проїзного квитка для проїзду в громадському транспорті.
- Людині, яка їде у відрядження, відшкодовують вартість квитка на автобус, поїзд чи літак.
У обох випадках це два документи:
Авансовий звіт: заноситься в “Розрахунках” як отримання послуг
при цьому потрібно вибрати типову операцію “Списано витрати на відрядження“.
Видача коштів під звіт: заноситься через “Банк, Видатки”.
при цьому потрібно вибрати типову операцію “Видано грошові кошти працівникові під звіт“.
Не залежно від того, яка з цих двох операцій була виконана раніше, в другій операції обов’язково потрібно вказати “Документ для розрахунків“.
Як відобразити компенсацію комунальних платежів?
Для нарахування орендної плати, якщо мова йде про відновлення фактичних видатків:
- Для бюджета: в позиції розрахунків поставити відмітку “Відновлення“, або завести окремим документом з типовою операцією “Нарахування плати за комунальні послуги від оренди“.
- Для КНП таке понняття відсутнє! Це ДОХОДИ! Єдина відмінність, якщо орендарем є бюджетна установа, то така операція не обкладається ПДВ.
Як відобразити надходження у натуральній формі?
Це робиться за допомогою прибуткової накладної, типова операція “Безоплатне отримання (цільове)“. Джерело фінансування обов’язково має бути цільовим.
Як відобразити переробку продуктів харчування (засолили огірки/моркву/капусту, спекли хліб тощо)?
Цей випадок стосується не лише продуктів харчування, а загалом всіх запасів.
- Спочатку треба списати на виробництво запаси (продукти). При цьому треба вказати типову операцію “Видача запасів на переробку“
- Після цього треба оприбуткувати готову продукцію (консерви). Це робиться через прибуткову накладну, типова операція – “Надходження матеріалів після переробки (виробництва)“
Як закрити доходи та витрати поточного періоду на фінансовий результат?
Для того, щоб закрити доходи та витрати поточного періоду на фінансовий результат поточного періоду нами розроблений додатковий модуль який робить аналіз доходів та витрат установи, та автоматично генерує необхідні документи з відповідними проводками. Для коректної роботи модуля необхідно виконати наступні дії:
- Виставити правильну дату “Період від”:
для КНП – Останній день поточного періоду;
для бюджету – перший день періоду, що слідує за поточним.
- Вибрати пунт меню “Функції /Закриття доходів та витрат на фін.результат.“, яка виконає дану операцію.
Як змінити прізвище керівника/головного бухгалтера?
У випадку коли потрібно змінити прізвище керівника/головного бухгалтера власної установи, необхідно звернутись до служби підтримки МППВКФ “Агрософт”. У звичайних корістувачів відсутні привілеї які надають доступ для подібних змін, адже це ключова інформація, яка впливає на реєстрацію прав використання програмного продукту.
Як імпортувати банківські платіжки?
- Першим кроком необхідно підготувати файл з даними для імпорта. Цей файл формується за допомогою програмного забезпечення фінансової установи, яка надає банківські послуги (“Казна”, “Клієнт-банк”, тощо). Різними банками можуть використовуватись різні формати файлів для експорту платіжок. Зазвичай це “DBF” або “CSV”.
- Наступним кроком потрібно встановити поточну дату програми “АС-Комплекс” в межах робочого місяця, за який будуть імпортуватись платіжні документи.
- За допомогою відповідного пункту меню “Функції /Банк /Імпорт даних з ***” імпортувати дані із відповідної платіжної системи.
Як налаштувати підписи до друкованих документів?
- Для налаштування підписів у друкованих документах потрібно відкрити пункт меню “Звіти /Налаштування звітів”, потім вибрати відповідні атрибути та відредагувати їх.
- Дані налаштування індивідуальні для кожного користувача та організації, що знаходяться в базі даних.
Як нарахувати амортизацію?
- Створити новий документ “Необоротні активи /Нарахування амортизації” , при цьому потрібно вказати дату, яка відповідає останньому дню періоду за який потрібно нарахувати знос.
- Потім потрібно добавити в цей документ основні засоби та необоротні активи на які потрібно нарахувати знос. Це можна зробити вручну, або автоматично. Для автоматичного нарахування потрібно вибрати в переліку документ що був створений в першому пункті, та за допомогою правої кнопки миші в контекстному меню вибрати “Додаткові функції”, в яких вибрати пункт “Нарахувати знос за період”. Дана функція автоматично добавить в документ необхідні ОЗ та НА.
Як проводити оренду?
Подібна операція виконується в два етапи:
- Спочатку створюємо документ в якому відображаємо надання послуги з оренди. Для цього вибираємо в меню “Первинні документи/ Розрахунки /Видаток”. Створюємо новий документ та вказуємо типову операцію “Нарахування плати за послуги”. В позиції документа вказуємо суму орендної плати.
- Отримани гроші від орендаря розносимо через “Первинні документи/ Банк/ Надходження”. При цьому вказуємо типову операцію “Розрахунки з контрагентами”. Платіжка має закрити Акт який ми створили в попередньому пункті. Для цього в позиції платіжки відмічаємо поле “Вказати док-т для розрахунків”, та вибираємо Акт.
