Експорт договорів та додатків в систему Edata

Для виконання експорту потрібно відкрити список договорів, вибрати потрібний договір або додаток та натиснути Ctrl+E, або вибрати в контекстному меню, що відкривається за допомогою правої кнопки мишки, пункт “Додаткові функції”. Після цього в списку функцій потрібно вибрати “Завантаження договорів в Едата”.

Якщо Ви вперше виконуєте цю операцію або не маєте діючого файлового токену, то у відповідь на питання “Відкрити інструкцію для створення токену” виберіть “Так” і для Вас відкриється інструкція для генерації токену, яку створили розробники системи “Edata”. За допомогою цієї інструкції створіть файловий токен, який вподальшому Ви будете використовувати при експорті інформації з програми “АС-Комплекс” до системи “Edata”.


Наступним кроком потрібно вказати програмі “АС-Комплекс” в якому файлі знаходиться згенерований токен. Після цього почнеться процес експорту інформації до системи “Edata”. Всі відповіді системи будуть відображені у інформаційному вікні. Якщо були якісь помилки або зауваження до змісту даних, то їх потрібно виправити і повторити процедуру.

УВАГА!!! Нажаль система “Edata” має певні особливості використання. Розробниками системи закладене правило по якому акти мають бути експортовані лише з тієї програми, з якої були експортовані договора або додатки. Отже якщо договора або додатки заведені вручну, то акти по цих додатках з програми “АС-Комплекс” будуть відхилятися системою “Edata”.

Налаштування джерел фінансування

УВАГА!!!

ДЖЕРЕЛА ФІНАНСУВАННЯ ВИДАЛЯТИ ЗАБОРОНЕНО!

  1. Фонди: (Довідники; Класифікації бюджетних установ; Фонди фінансування)
    • Видалити всі лишні фонди, а саме ті у яких номер запису > 0. Саме ФОНДИ, а не джерела фінансування.
  1. Джерела фінансування: (Довідники; Класифікації бюджетних установ; Джерела фінансування)
    • Якщо джерело фінансування розділяється на декілька, то старий запис перейменовується на найбільш використовуване джерело фінансування (щоб потім менше робити перекидок).
    • При редагуванні джерела фінансування ПОТРІБНО ЗАПОВНИТИ ВСІ ПОЛЯ, інакше буде повідомлення про помилку! Для джерел фінансування спеціального фонду проставити ознаки доходу.
    • Проставити всім джерелам фінансування код КПКВК (код програмної класифікації). При цьому поля «Тип бюджету» та КПК повинні відповідати одне одному (мають мати однаковий «Вид бюджету»). Як правило «Державний» не використовується взагалі (децентралізація…).
    • Проставити «Тип коштів» (№ форми звітності) та «Вид коштів» (Кошти чи Натуральна форма) всім джерелам фінансування.

При цьому потрібно виконувати наступні правила:

ФондТип коштівТип постачання
«-1»  Загальний фонд.Форма 2«Звичайне».
«-2» Спеціальний фондФорма 4-1 або 4-2 вказати кошти чи натура та ознаку доходу.«Звичайне».
Всі інші фондиФорма 4-3«Звичайне».
Централізоване (Внутрішньовідомче) постачання
«-4» Цільові фондизалишити пустим (Ctrl+пробіл).  «Централізовано, внутрішньовідомчим закладам»
Лікарняні листи або ЧАЕС (соцстрах)
«-4» Цільові фондизалишити пустим (Ctrl+пробіл).«Звичайне».

Налаштування КПКВК

Ви мабуть помітили, що налаштування коду КПКВК доступне в декількох різних довідниках, а саме в довіднику контрагентів (при налаштуванні власних реквізитів), в довіднику джерел фінансування та довіднику підрозділів. Також, в зв`язку із виходом нової редакції наказу Міністерства фінансів України від 17 грудня 2020 року N 781, якою були внесені зміни до структури довідника, нам довелось додати ще один механізм для налаштування КПКВК. Це довідник який має назву “Довідник КПК для джерел фінансування”. Отже ці зміни стосуються лише деяких закладів освіти, а саме тих які мають фінансування за кодами КПК від 1021 по 1065. Здебільшого це департаменти та управління освіти міських, районних рад та ОТГ.


Нижче описана послідовність за якою програма визначає який саме код КПКВК застосувати до певної операції.

  1. Найвищій пріоритет має код КПКВК вказаний в довіднику джерел фінансування. Якщо в довіднику вказаний код що відрізняється від 0000000, то для операції буде застосований саме він, в іншому випадку переходимо до п.2.
  1. Наступним за пріоритетом йде код КПКВК, що вказаний в довіднику КПК для джерел фінансування, який відкривається з довідника джерел фінансування (див. малюнок). Для закладів освіти (управліннь, департаментів), які фінансуються за кодами КПК 1021-1065 потрібно створити відповідні підрозділи. Наприклад для кодів 1021, 1031, 1041, 1051, 1061 це може бути підрозділ з назвою “Заклади загальної середньої освіти”, для кодів 1022, 1032, 1042, 1052, 1062 – “Спец. заклади освіти” і т.д. Після цього потрібно заповнити “Довідник КПК для джерел фінансування” В результаті, в цьому довіднику, наприклад, для джерела фінансування “Місцевий бюджет” у Вас повинно існувати декілька записів з кодами 1021-1026 та відповідними підрозділами, для джерела фінансування “Освітня субвенція” у Вас повинно існувати декілька записів з кодами 1031-1035 і т.д. При цьому код КПКВК, який заведений в самому підрозділі ігнорується.
  1. Наступний пріоритет має код КПКВК, що вказаний в довіднику підрозділів. Якщо код КПКВК в довіднику підрозділів не порожній, та в  довіднику КПК для джерел фінансування немає запису з джерелом фінансування та підрозділом що відповідають тим що заведені в операції, то для операції буде використаний саме код, що записаний в довіднику підрозділів. Якщо поле код КПКВК в довіднику підрозділів не заповнене то переходимо до наступного пункту.
  1. Для установ які використовують спільний сервер з іншими установами і отримують фінансування не лише по профільному КПКВК, який вказаний в довіднику контрагентів, також варто створити окремий запис в довіднику КПК для джерел фінансування, в якому потрібно вказати потрібний код КПКВК, але при цьому поле підрозділ потрібно залишити порожнім. Якщо відповідного запису не існує, тоді дивимось п.5.
  1. Найнижчий пріоритет має код КПКВК, що вказаний в довіднику контрагентів, для Вашої установи. Якщо жоден з вищенаведених пунктів не підійшов, то для операції буде застосований саме він.

При передачі медикаментів на іншу філію, вони списались на фактичні видатки, а нам потрібно через фінансовий результат, проводка 5512-1512?

Потрібно використати типову операцію – “Між власними відокремленими структурними підрозділами”

Чому платіжні доручення не імпортуються?

Якщо платіжні доручення не імпортуються, по потрібно читати повідомлення про помилку. Зазвичай помилки стосуються двох стандартних ситуацій:

  • Дата платіжного доручення не відповідає поточному місяцю програми. Це зроблено з метою захисту щоб не імпортувати зайвого.
  • Не вказано джерело фінансування в налаштуваннях розрахункового рахунку банку.

Як ввести зарплату?

  • Для розуміння цього питання потрібно відкрити довідник нарахувань та утримань “Довідники /Класифікатори /Нарахування та утримання зарплати”. Знайдіть в ньому потрібне нарахування чи утримання або аналогічне до нього по кореспонденції рахунків та відкрийте для редагування або перегляду.
  • В цьому довіднику для кожного нарахування та утримання, за допомогою відмітки у вілповідному полі, вказана ділянка обліку в якій розноситься інформація по даному нарахуванню чи утриманню (див. малюнок).
  • Для “Розрахунків із контрагентами” – нарахування зарплати розносяться у видатках, а утримання – в надходженнях.

Як вести операції обліку з підзвітними особами?

Подібні операції ведуться аналогічно обліку запасів, необоротних активів та послуг, в тих же документах, але замість типових операцій “Розрахунки з контрагентами” вибираються аналогічні “Розрахунки з підзвітними особами“, “Розрахунки за відрядженнями“, тощо…

Як відобразити компенсацію за проїзд?

Тут можна виокремити два найпоширеніших випадки:

  • Підзвітній особі видають кошти з банку на покупку місячного проїзного квитка для проїзду в громадському транспорті.
  • Людині, яка їде у відрядження, відшкодовують вартість квитка на автобус, поїзд чи літак.

У обох випадках це два документи:

Авансовий звіт: заноситься в “Розрахунках” як отримання послуг

при цьому потрібно вибрати типову операцію “Списано витрати на відрядження“.

Видача коштів під звіт: заноситься через “Банк, Видатки”.


при цьому потрібно вибрати типову операцію “Видано грошові кошти працівникові під звіт“.

Не залежно від того, яка з цих двох операцій була виконана раніше, в другій операції обов’язково потрібно вказати “Документ для розрахунків“.

Як відобразити компенсацію комунальних платежів?

Для нарахування орендної плати, якщо мова йде про відновлення фактичних видатків:

  • Для бюджета: в позиції розрахунків поставити відмітку “Відновлення“, або завести окремим документом з типовою операцією “Нарахування плати за комунальні послуги від оренди“.
  • Для КНП таке понняття відсутнє! Це ДОХОДИ! Єдина відмінність, якщо орендарем є бюджетна установа, то така операція не обкладається ПДВ.

Як відобразити надходження у натуральній формі?

Це робиться за допомогою прибуткової накладної, типова операція “Безоплатне отримання (цільове)“. Джерело фінансування обов’язково має бути цільовим.

Як відобразити переробку продуктів харчування (засолили огірки/моркву/капусту, спекли хліб тощо)?

Цей випадок стосується не лише продуктів харчування, а загалом всіх запасів.

  • Спочатку треба списати на виробництво запаси (продукти). При цьому треба вказати типову операцію “Видача запасів на переробку
  • Після цього треба оприбуткувати готову продукцію (консерви). Це робиться через прибуткову накладну, типова операція – “Надходження матеріалів після переробки (виробництва)

Як закрити доходи та витрати поточного періоду на фінансовий результат?

Для того, щоб закрити доходи та витрати поточного періоду на фінансовий результат поточного періоду нами розроблений додатковий модуль який робить аналіз доходів та витрат установи, та автоматично генерує необхідні документи з відповідними проводками. Для коректної роботи модуля необхідно виконати наступні дії:

  • Виставити правильну поточну дату для програми: Для КНП – Останній день поточного періоду; для бюджету – перший день періоду, що слідує за поточним.
  • Вибрати пунт меню “Функції /Закриття доходів та витрат на фін.результат.“, яка виконає дану операцію.

Як змінити прізвище керівника/головного бухгалтера?

У випадку коли потрібно змінити прізвище керівника/головного бухгалтера власної установи, необхідно звернутись до служби підтримки МППВКФ “Агрософт”. У звичайних корістувачів відсутні привілеї які надають доступ для подібних змін, адже це ключова інформація, яка впливає на реєстрацію прав використання програмного продукту.

Як імпортувати банківські платіжки?

  • Першим кроком необхідно підготувати файл з даними для імпорта. Цей файл формується за допомогою програмного забезпечення фінансової установи, яка надає банківські послуги (“Казна”, “Клієнт-банк”, тощо). Різними банками можуть використовуватись різні формати файлів для експорту платіжок. Зазвичай це “DBF” або “CSV”.
  • Наступним кроком потрібно встановити поточну дату програми “АС-Комплекс” в межах робочого місяця, за який будуть імпортуватись платіжні документи.
  • За допомогою відповідного пункту меню “Функції /Банк /Імпорт даних з ***” імпортувати дані із відповідної платіжної системи.

Як налаштувати підписи до друкованих документів?

  • Для налаштування підписів у друкованих документах потрібно відкрити пункт меню “Звіти /Налаштування звітів”, потім вибрати відповідні атрибути та відредагувати їх.
  • Дані налаштування індивідуальні для кожного користувача та організації, що знаходяться в базі даних.

Як нарахувати амортизацію?

  1. Створити новий документ “Необоротні активи /Нарахування амортизації” , при цьому потрібно вказати дату, яка відповідає останньому дню періоду за який потрібно нарахувати знос.
  2. Потім потрібно добавити в цей документ основні засоби та необоротні активи на які потрібно нарахувати знос. Це можна зробити вручну, або автоматично. Для автоматичного нарахування потрібно вибрати в переліку документ що був створений в першому пункті, та за допомогою правої кнопки миші в контекстному меню вибрати “Додаткові функції”, в яких вибрати пункт “Нарахувати знос за період”. Дана функція автоматично добавить в документ необхідні ОЗ та НА.

Як проводити оренду?

Подібна операція виконується в два етапи:

  • Спочатку створюємо документ в якому відображаємо надання послуги з оренди. Для цього вибираємо в меню “Первинні документи/ Розрахунки /Видаток”. Створюємо новий документ та вказуємо типову операцію “Нарахування плати за послуги”. В позиції документа вказуємо суму орендної плати.
  • Отримани гроші від орендаря розносимо через “Первинні документи/ Банк/ Надходження”. При цьому вказуємо типову операцію “Розрахунки з контрагентами”. Платіжка має закрити Акт який ми створили в попередньому пункті. Для цього в позиції платіжки відмічаємо поле “Вказати док-т для розрахунків”, та вибираємо Акт.