Допомога “АС-Комплекс” – КНП

Депозити

Для розміщення депозиту в меню потрібно вибрати Первинні документи > Банк > Переміщення коштів між рахунками, при цьому потрібно вказати типову операцію “Розмістити (зняти) кошти депозиту“.

Повернення тіла депозиту та нарахування відсотків виконується окремо. Повернення тіла депозиту виконується таким самим чином як і розміщення депозиту, але при цьому рахунки міняються місцями. Відсотки заносяться двома документами. Спочатку обираємо Розрахунки (тільки послуги) > Видаток (надання послуг) та заводимо документ на суму відсотків, типова операція “Нарахування плати за послуги” . Після цього в Банку створюємо прибутковий документ на цю ж сумму, типова операція “Надходження, розрахунки з контрагентами“, та закриваємо їх між собою. В якості контрагента в обох випадках потрібно вказати банківську установу.

Експорт договорів та додатків в систему Edata

Під час війни, розробники системи Spending (ЄДИНИЙ ВЕБ-ПОРТАЛ ВИКОРИСТАННЯ ПУБЛІЧНИХ КОШТІВ) заблокували ту частину публічного API, яка давала можливість експорту документів в систему , тому вигрузка на данний момент не працює.

Для виконання експорту потрібно відкрити список договорів, вибрати потрібний договір або додаток та натиснути Ctrl+E, або вибрати в контекстному меню, що відкривається за допомогою правої кнопки мишки, пункт “Додаткові функції”. Після цього в списку функцій потрібно вибрати “Завантаження договорів в Едата”.

Якщо Ви вперше виконуєте цю операцію або не маєте діючого файлового токену, то у відповідь на питання “Відкрити інструкцію для створення токену” виберіть “Так” і для Вас відкриється інструкція для генерації токену, яку створили розробники системи “Edata”. За допомогою цієї інструкції створіть файловий токен, який вподальшому Ви будете використовувати при експорті інформації з програми “АС-Комплекс” до системи “Edata”.


Наступним кроком потрібно вказати програмі “АС-Комплекс” в якому файлі знаходиться згенерований токен. Після цього почнеться процес експорту інформації до системи “Edata”. Всі відповіді системи будуть відображені у інформаційному вікні. Якщо були якісь помилки або зауваження до змісту даних, то їх потрібно виправити і повторити процедуру.

УВАГА!!! Нажаль система “Edata” має певні особливості використання. Розробниками системи закладене правило по якому акти мають бути експортовані лише з тієї програми, з якої були експортовані договора або додатки. Отже якщо договора або додатки заведені вручну, то акти по цих додатках з програми “АС-Комплекс” будуть відхилятися системою “Edata”.

Зауваження до бухгалтерського балансу на момент впровадження

Наслідок медичної реформи для бухгалтера полягає в тому, що до перереєстрації заклад охорони здоров`я (ЗОЗ) вважався розпорядником бюджетних коштів (п. 12, 47 ч. 1 ст. 2 Бюджетного кодексу, далі – БК), а після перереєстрації як КНП він цей статус втрачає. А це означає, що бухоблік ЗОЗ повинен докорінно змінитися: із НП(С)БОДС і Плану рахунків, затвердженого наказом Мінфіну від 31.12.13 р. № 1203 (далі – План рахунків № 1203), потрібно буде перейти на НП(С)БО та П(С)БО, а також на План рахунків, затверджений наказом Мінфіну від 30.11.99 р. № 291 (далі – Наказ № 291, План рахунків № 291). Це випливає зі ст. 56 БК, ст. 1 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV, далі – Закон № 996; п. 1 Плану рахунків № 1203).

Більшість установ до початку впровадження програми “АС-Комплекс” продовжують працювати за схемами та правилами “бюджетного” бухобліку, тому стикаються з проблемою невідповідності бухгалтерського балансу новим нормам та правилам. 






Найбільше проблем викликають рахунки 424 та 48х





  • На рахунку 424 відображається залишкова вартість безоплатно отриманих необоротних активів (первісна вартість – сума зносу) + сума безоплатних інвестицій;
  • На рахунку 48х-1 (або 69-1) відображається залишкова вартість необоротних активів придбаних за кошти цільового фінансування (первісна вартість – сума зносу) + сума інвестицій зроблених за кошти цільового фінансування;
  • На рахунку 48х-2 (або 69-2) відображається залишок невикористаних запасів, куплених за кошти цільового фінансування;
  • На рахунку 483-2 (або 69-2) відображається залишок безоплатно отриманих запасів;
  • На рахунку 48х відображається залишок коштів на розрахунковому рахунку;
  • Зміни по вищевказаним рахункам можна робити лише за рахунок кореспонденції з рахунками 441 та 442






			

		

				

			

				

					 Інвентарна картка обліку об`єкта основних засобів				

			

			

				

Для ведення інвентарних карток обліку об`єктів основних засобів потрібно зайти в довідник основних засобів.










Після цього потрібно помістити курсор на потрібний ОЗ та відкрити перелік інвентарних карток відповідного основного засобу натиснувши кнопку, як показано на малюнку нижче:










В цьому вікні Ви зможете додавати інвентарні картки поточного інвентарного засобу, або змінювати існуючі. 





Зверніть увагу! У одного основного засобу може бути заведено декілька інвентарних карток, але терміни початку та закінчення цих карток не мають перетинатися між собою.










Для того щоб роздрукувати інвентарну картку потрібно натиснути Ctrl+P, або за допомогою правої кнопки мишки визвати вікно “Додаткові функції“, в якому вибрати функцію “Інвентарна картка“.

			

		

				

			

				

					 Налаштування джерел фінансування				

			

			

				

Під час впровадження програми “АС-Комплекс” одним з найважливіших етапів є налаштування джерел фінансування. Від того яким чином буде налаштоване джерело, буде залежати які саме проводки будуть зроблені при виборі цього джерела. Також для більшості рахунків “зовнішній код запису” використовується як аналітичний код для бухгалтерського рахунку. Отже вікно для налаштування джерел фінансування виглядає наступним чином:










  • Зовнішній код запису – використовується як аналітичний код для бухгалтерського рахунку (налаштовується в пункті меню “Рахунки джерел фінансування”)
  • Вид діяльності – впливає на фінрезультат (рахунок 79Х)
  • Цільове фінансування – якщо це поле не порожнє, то це означає що доходи визнаються по мірі виконання умов цільового фінансування (дб 48х – кр 718,745). Для необоротних активів – по мірі нарахування амортизації, а для запасів – в залежності від значення поля “Цільове використання запасів”.
  • Цільове використання запасів – це поле доступне лише якщо поле “Цільове фінансування” не порожнє. Якщо це поле не відмічено, то доходи формуються в момент оплати, а якщо відмічено, то в момент списання, отже доходи завжди дорівнюють витратам, а фінрезультат не змінюється.
  • Тип постачання – на проводки не впливає, Використовується для формування звіту по централізованому постачанню.






			

		

				

			

				

					 РЕГІСТРИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ				

			

			

				

  • Головна книга
  • Відомість 8 позабалансового обліку
  • Журнал-ордер 1, відомості дебетових оборотів за рахунками 30 “Каса”, 31 “Рахунки в банках”, 33 “Інші кошти”, аналітичні дані до рахунків 30, 31, 33
  • Журнал-ордер 2 за кредитом рахунків 50 “Довгострокові позики”, 60 “Короткострокові позики”, аналітичні дані рахунків 50, 60
  • Журнал-ордер 3, відомості аналітичного обліку за кредитом рахунків: 16, 17, 34, 36, 37, 38, 51, 52, 53, 54, 55, 61, 62, 63, 64, 67, 68, 69
  • Журнал-ордер 4 за кредитом рахунків 10 “Основні засоби”, 11 “Інші необоротні матеріальні активи”, 12 “Нематеріальні активи”, 13 “Знос необоротних активів”, 14 “Довгострокові фінансові інвестиції”, 15 “Капітальні інвестиції”, 18 “Інші необоротні активи”, 19 “Негативний гудвіл”, 35 “Поточні фінансові інвестиції”
  • Журнал-ордер 5 за кредитом рахунків: 20, 22, 23, 24, 25, 26, 28, 39, 65, 66, класу 9 “Витрати діяльності”
  • Журнал-ордер 5 А за кредитом рахунків: 20, 22, 23, 24, 25, 26, 28, 39, 65, 66, класу 8 “Витрати за елементами”, класу 9 “Витрати діяльності”
  • Журнал-ордер 6 за кредитом рахунків 70 “Доходи від реалізації“, 71 “Інший операційний дохід”, 72 “Дохід від участі в капіталі”, 73 “Інші фінансові доходи”, 74 “Інші доходи”, 75 “Надзвичайні доходи”, 76 “Страхові платежі”, 79 “Фінансові результати”
  • Журнал-ордер 7 за кредитом рахунків 40 “Статутний капітал”, 41 “Пайовий капітал”, 42 “Додатковий капітал”, 43 “Резервний капітал”, 44 “Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)”, 45 “Вилучений капітал”, 46 “Неоплачений капітал”, 47 “Забезпечення майбутніх витрат і платежів”, 48 “Цільове фінансування і цільові надходження”, 49 “Страхові резерви”

			

		

				

			

				

					 Чи можна якось в програмі АС комплекс скоригувати самостійно назви запасів?				

			

			

				

Якщо в довіднику найменувань запасів, медикаментів, основних засобів, тощо з`явилися “двійники”, то видаляти їх не можна!





Насправді можна, тобто програма дозволяє, але тоді будуть проблеми при перерахунку документів, в яких є такі позиції, тому настійливо рекомендуємо НЕ видаляти “двійників”.






Якщо у Вас трапилась подібна ситуація, то радимо Вам поступити наступним чином:





  • Одну назву виправити правильно, так як Вам потрібно, інші якимось чином помітити, щоб не використовувати,    для цього в назві (бажано на початку) потрібно додати якусь позначку, наприклад “***”.
  • За допомогою операції “Надлишки та нестачі” списати всі залишки з неправильними назвами (тип пересортиці – “Нестача“), та оприбуткувати ту саму кількість вже з правильною назвою (тип пересортиці – “Надлишок“).
  • Помічені назви більше не використовувати. Для цього можна поставити постійний фільтр.
  • При заведенні нового найменування в довідник за допомогою пошуку (F7) перевіряйте чи існує вже потрібна назва






			

		

				

			

				

					 Чому платіжні доручення не імпортуються?				

			

			

				

Якщо платіжні доручення не імпортуються, по потрібно читати повідомлення про помилку. Зазвичай помилки стосуються двох стандартних ситуацій:





  • Дата платіжного доручення не відповідає поточному місяцю програми. Це зроблено з метою захисту щоб не імпортувати зайвого.










  • Не вказано джерело фінансування в налаштуваннях розрахункового рахунку банку.






			

		

				

			

				

					 Як ввести зарплату?				

			

			

				

  • Для розуміння цього питання потрібно відкрити довідник нарахувань та утримань “Довідники /Класифікатори /Нарахування та утримання зарплати”.  Знайдіть в ньому потрібне нарахування чи утримання або аналогічне до нього по кореспонденції рахунків та відкрийте для редагування або перегляду.










  • В цьому довіднику для кожного нарахування та утримання, за допомогою відмітки у вілповідному полі, вказана ділянка обліку в якій розноситься інформація по даному нарахуванню чи утриманню (див. малюнок).










  • Для “Розрахунків із контрагентами” – нарахування зарплати розносяться у видатках, а утримання – в надходженнях.






			

		

				

			

				

					 Як вести облік грошових документів (білети/квитки тощо)?				

			

			

				

Облік грошових коштів можна вести двома способами:





  • Грошові документи обліковуються як запаси і відображаються на залишку у матеріально відповідальної особи. Для цього потрібно створити групу запасів з рахунком 331. Потім заводимо назви цих документів в довіднику запасів та включаємо їх в цю групу. Оприбутковуємо їх як звичайні запаси за допомогою прибуткової накладної. Далі працюємо з ними як зі звичайними запасами. Всі операції будуть відображені в оборотній відомості.
  • Грошові документи обліковуються як кошти у підзвітної особи. В цьому випадку робиться видача під звіт із каси. Рух коштів буде відображений у відомості 3.2, при цьому ні найменувань ні аналітики по них НЕ БУДЕ, тому перший спосіб є більш зручним та правильним.

			

		

				

			

				

					 Як вести операції обліку з підзвітними особами?				

			

			

				

Подібні операції ведуться аналогічно обліку запасів, необоротних активів та послуг, в тих же документах, але замість типових операцій “Розрахунки з контрагентами” вибираються аналогічні “Розрахунки з підзвітними особами“, “Розрахунки за відрядженнями“, тощо…

			

		

				

			

				

					 Як відобразити компенсацію за проїзд?				

			

			

				

Тут можна виокремити два найпоширеніших випадки:





  • Підзвітній особі видають кошти з банку на покупку місячного проїзного квитка для проїзду в громадському транспорті.
  • Людині, яка їде у відрядження, відшкодовують вартість квитка на автобус, поїзд чи літак.





У обох випадках це два документи:





Авансовий звіт: заноситься в “Розрахунках” як отримання послуг










при цьому потрібно вибрати типову операцію “Списано витрати на відрядження“.





Видача коштів під звіт:  заноситься через “Банк, Видатки”.











при цьому потрібно вибрати типову операцію “Видано грошові кошти працівникові під звіт“.





Не залежно від того, яка з цих двох операцій була виконана раніше, в другій операції обов’язково потрібно вказати “Документ для розрахунків“.

			

		

				

			

				

					 Як відобразити компенсацію комунальних платежів?				

			

			

				

Для нарахування орендної плати, якщо мова йде про відновлення фактичних видатків:





  • Для бюджета: в позиції розрахунків поставити відмітку “Відновлення“, або завести окремим документом з типовою операцією “Нарахування плати за комунальні послуги від оренди“.










  • Для КНП таке понняття відсутнє! Це ДОХОДИ! Єдина відмінність, якщо орендарем є бюджетна установа, то така операція не обкладається ПДВ.






			

		

				

			

				

					 Як відобразити надходження у натуральній формі?				

			

			

				

Це робиться за допомогою прибуткової накладної, типова операція “Безоплатне отримання (цільове)“. Джерело фінансування обов’язково має бути цільовим.

			

		

				

			

				

					 Як відобразити переробку продуктів харчування (засолили огірки/моркву/капусту, спекли хліб тощо)?				

			

			

				

Цей випадок стосується не лише продуктів харчування, а загалом всіх запасів.





  • Спочатку треба списати на виробництво запаси (продукти). При цьому треба вказати типову операцію “Видача запасів на переробку“










  • Після цього треба оприбуткувати готову продукцію (консерви). Це робиться через прибуткову накладну, типова операція –  “Надходження матеріалів після переробки (виробництва)“






			

		

				

			

				

					 Як відобразити придбання автомобіля (крім його вартості сплачено також супутні адміністративні збори)?				

			

			

				

Така операція виконується в два етапи. Спочатку створюються інвестиції в необоротні активи:










За потреби інвестицій може бути декілька.





  • Перша інвестиція – вартість автомобіля. Так як картки необоротного активу (далі НА) ще не існує, нам необхідно її створити. Для цього відмічаємо поле “Створити нову картку НА” і вибираємо з довідника НА автомобіль, якщо його немає в довіднику – додаємо в довідник. Після збереження “шапки” документа, заводимо позиції. При цьому буде згенеровано проводку Дб 152 – Кр 631.










  • Друга інвестиція – податки і збори. На цей раз поле “Створити нову картку НА” НЕ відмічаємо , але з довідника НА, як і попереднього разу,  вибираємо той самий автомобіль. В полі “Інвестиції” вибираємо створену на першому кроці картку НА. Після збереження “шапки” документа, заводимо позиції в яких вказуємо суми податків та зборів. При цьому буде згенеровано проводку Дб 152 – Кр 641,651.
  • Після того як будуть заведені всі інвестиції, нам лишається ввести автомобіль в експлуатацію. При цьому буде згенеровано проводку Дб 10 – Кр 152.






			

		

				

			

				

					 Як закрити доходи та витрати поточного періоду на фінансовий результат?				

			

			

				

Для того, щоб закрити доходи та витрати поточного періоду на фінансовий результат поточного періоду нами розроблений додатковий модуль який робить аналіз доходів та витрат установи, та автоматично генерує необхідні документи з відповідними проводками. Для коректної роботи модуля необхідно виконати наступні дії:





  • Виставити правильну дату “Період від”: 





для КНП – Останній день поточного періоду; 
для бюджету – перший день періоду, що слідує за поточним.










  • Вибрати пунт меню “Функції /Закриття доходів та витрат на фін.результат.“, яка виконає дану операцію.






			

		

				

			

				

					 Як змінити прізвище керівника/головного бухгалтера?				

			

			

				

У випадку коли потрібно змінити прізвище керівника/головного бухгалтера власної установи, необхідно звернутись до служби підтримки МППВКФ “Агрософт”. У звичайних корістувачів відсутні привілеї які надають доступ для подібних змін, адже це ключова інформація, яка впливає на реєстрацію прав використання програмного продукту.

			

		

				

			

				

					 Як імпортувати банківські платіжки?				

			

			

				






  • Першим кроком необхідно підготувати файл з даними для імпорта. Цей файл формується за допомогою програмного забезпечення фінансової установи, яка надає банківські послуги (“Казна”, “Клієнт-банк”, тощо). Різними банками можуть використовуватись різні формати файлів для експорту платіжок. Зазвичай це “DBF” або “CSV”.
  • Наступним кроком потрібно встановити поточну дату програми “АС-Комплекс” в межах робочого місяця, за який будуть імпортуватись платіжні документи.










  • За допомогою відповідного пункту меню “Функції /Банк /Імпорт даних з ***” імпортувати дані із відповідної платіжної системи.






			

		

				

			

				

					 Як надрукувати інвентарну картку ОЗ				

			

			

				

Згідно наказу 818 “у разі автоматизованого ведення бухгалтерського обліку інвентарна картка друкується за вимогою”, тому логічно що картку можна створювати у випадку першої потреби у роздруківці цієї картки. Отже, для створення нової інвентарної картки ОЗ потрібно вибрати в меню пункт Документи/ Основні засоби/ Інвентарна картка ОЗ. У вікні що відкрилося створюєте нову картку. РЕКОМЕНДАЦІЯ. Для полегшення пошуку номер картки можна вказувати відповідно до інвентарного номеру, але це не обов`язково.










Для того щоб роздрукувати інвентарну картку, потрібно вибрати її з переліку існуючих карток та натиснути Ctrl+P, або клацнути правою кнопкою на потрібному записі, та у меню що з`явилось вибрати “Додаткові функціїї”.










Після цього у вікні “Список функцій” запускаємо функцію “Інвентарна картка”.











			

		

				

			

				

					 Як налаштувати підписи до друкованих документів?				

			

			

				

  • Для налаштування підписів у друкованих документах потрібно відкрити пункт меню “Звіти /Налаштування звітів”, потім вибрати відповідні атрибути та відредагувати їх.
  • Дані налаштування індивідуальні для кожного користувача та організації, що знаходяться в базі даних.






			

		

				

			

				

					 Як нарахувати амортизацію?				

			

			

				

  1. Створити новий документ “Необоротні активи /Нарахування амортизації” , при цьому потрібно вказати дату, яка відповідає останньому дню періоду за який потрібно нарахувати знос.
  2. Потім потрібно добавити в цей документ основні засоби та необоротні активи на які потрібно нарахувати знос. Це можна зробити вручну, або автоматично. Для автоматичного нарахування потрібно вибрати в переліку документ що був створений в першому пункті, та за допомогою правої кнопки миші в контекстному меню вибрати “Додаткові функції”, в яких вибрати пункт “Нарахувати знос за період”. Дана функція автоматично добавить в документ необхідні ОЗ та НА.






			

		

				

			

				

					 Як провести безоплатну передачу запасів іншому підприємству?				

			

			

				

В меню потрібно вибрати “Первинні документи /Запаси /Видаткова накладна”. 










В документі потрібно вибрати типову операцію “Безоплатна передача“.

			

		

				

			

				

					 Як проводити оренду?				

			

			

				

Подібна операція виконується в два етапи:





  • Спочатку створюємо документ в якому відображаємо надання послуги з оренди.  Для цього вибираємо в меню “Первинні документи/ Розрахунки /Видаток”. Створюємо новий документ та вказуємо типову операцію “Нарахування плати за послуги”. В позиції документа вказуємо суму орендної плати.










  • Отримани гроші від орендаря розносимо через “Первинні документи/ Банк/ Надходження”. При цьому вказуємо типову операцію “Розрахунки з контрагентами”. Платіжка має закрити Акт який ми створили в попередньому пункті. Для цього в позиції платіжки відмічаємо поле “Вказати док-т для розрахунків”, та вибираємо Акт.